[心得] 撰寫有效率的Email

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職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是,學校從來沒教過。 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。 ========================== [為何職場Email重要] 一、職場上,時間很重要。 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上,有時 結構不良、長篇大論的Email會被閒置,等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。 而讀信者的時間很寶貴,尤其是主管。因此節省讀信者的時間,就是節省自己的 時間。減少溝通時間成本,會讓工作更有效率。 二、展現個人能力 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力,在層層轉寄中,有機會讓更其他主管 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。 [如何撰寫] 。確認主要收信者,來決定寫的內容跟角度 不同讀者有不同的資訊需求。通常來說,主管會比較需要結論、進度報告。 而同僚較常需要工作進度與細節。而客戶則有各自不同需求。 若同時寄給數人,分清楚何者為主要收件者,何者為副本收件者(cc)。 。預期達成目標 希望對方讀完信後採取的行動是甚麼? 依此給予不同的內容跟 行動重點(Action Point) 常見的有: 告知訊息 – 進度報告、現況說明 要求資訊 – 詢問進度、狀況、詢問資訊等 要求採取行動 – 同意提案、報帳、請假單等 徵詢意見 - 安排會議討論 。用結論、行動重點(Action Point)破題 讓讀者一眼就知道這封信是否重要。要花多少時間讀。細節或過程可以當 附錄參考。不要寫半天流水帳後才說結論。 [O] 關於XYZ專案,目前進度80%完成,預計可準時於T日前完成。 詳細進度如下... [X] 關於XYZ專案,目前進度如下…(500字)。 [O] 對於OO任務,需要多一周時間。 原因如下… [X] 因為……原因(500字),OO任務需要更多時間。 。行動重點(Action Point)在信末再重複一次。 讀者的注意力通常集中在首段跟末段。 當內容超過3段,在末段重複行動重點,尤其是需要對方採取行動的信件類型。 [重要技巧] 。明確有意義的信件主旨 人們在看信件時,通常只掃過主旨來決定是否要看內文。 要讓讀者看到主旨,即可知道信件大方向。 內部信件可使用動詞或疑問句,加快讀信速度。 。在主旨使用標籤 讓讀者知道這是關於哪些類別的信,方便未來搜尋 用括號標註特定關鍵字,可以是專案名稱、客戶公司名、進度等 [TB101] 進度報告 ~20190105 [XX公司] 報價資訊 [Reviewed][CM] XX新聞稿 v.2 關鍵字必須對讀者有意義,不能只有自己懂。 。表明身分與目的 首次與陌生單位接觸時,開頭表明自己角色與寫這封信的目的。 例如: 我是來自哪個單位/部門的誰,寫這封信是想要請教關於某某問題。 有助於對方釐清狀況,降低反彈,提供適當訊息。 回信給工程師或者行銷人員,內容會大幅不同。 。一封信一主題 若有多個事項需討論,建議拆成不同信件,方便未來追蹤。 更換主旨。 若是信件往來討論中,偏離主旨,可將信件主旨更新為當前 討論議題。並在原信信末提到,會用新信件主旨延續討論,提醒對方。 。確保簡潔、易懂 使用條列式或者表單 - 確保資訊傳達準確,不需要當寫作文 一圖勝千言 - 有圖有真相。有時文字描述不如貼上一張圖。 注意縮寫 - 使用標準縮寫,不要自創。 - 寄給外部的信件儘量避免使用縮寫。 。 精準地傳遞訊息 主要收件人 - 行動重點(Action Point)的對象。 - 主要收件人只留任務負責人或者需要採取行動的人。 - 將其他人移動到副本cc 信件開頭提及主要收件人名字或稱呼,提高注意力。 副本(cc)僅是通知。定位是收信人知道即可。不需採取任何動作。 。 注意附件大小 信件附件若是過大,建議用成鏈結(link)供對方下載。 - 超過5MB的檔案 - 可確保文件的主動權(可隨時移除或更新) - 國外網路不一定如台灣便利快速 注意版本控制 - 檔案名稱記得標上版本。 。 轉寄信件先檢查 轉寄(Fw)前刪除敏感或機密資料。 - 或許好幾封信前的信件內容有敏感資料,不適合轉寄,要刪除。 - 業界案例:公司機密資料不慎轉寄給客戶。 只留必要信件資訊再轉寄 - 縮短對方閱讀時間。 我們也可從對方轉寄信件中挖到寶。 。 口頭約定寫入Email 將口頭約定寫入Email寄給對方 - 表示我方慎重,認真對待這件事 - 避免對方忘記。有白紙黑字做紀錄(自保) - Example: 如剛剛電話中所述,將於X月X日前由某方提供XX資訊。如有其他疑問, 請與我聯繫。 [千萬別犯的錯] 。注意情緒措辭 不要在信件內發火,除非是刻意而為 - 你不知道信件會被轉寄給誰看 - 個人情緒控管能力會被人留下不好印象 在情緒激動下寫信,最好忍住不發。 - 心情平復後再回頭看一次,會發現好險沒寄出去。 如果收到他人的怒火信,請心情氣和地回復,把重心拉回信件主旨。 。 假設信件一定會被轉寄 寫信時記得這件事。 - 公開表揚,私下(口頭)批評 - 確保寫的內容不會被拿來作文章。 ===== 有興趣了解更多的可以推文,或者與我聯絡。 -- 了解更多 【職場沒人教的事】 https://www.facebook.com/Work168.net -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 118.160.233.242 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1547132615.A.B95.html
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2Fminstay: 好文章 推 01/10 23:18
3Fmrecct: 專業 01/10 23:56
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16Fhancash: 我會濃縮成兩個重點:1.無論什麼事情,最好能留個記錄, 01/11 13:15
17Fhancash: 紙本、電子都無妨;2.看人寫。該用哪種措辭就用,但冗文 01/11 13:15
18Fhancash: 之虞,也莫忘重點要寫上,一定要。這是我和同事長久以來 01/11 13:15
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